شرکتی که به ثبت می رسد، دارای مشخصاتی از قبیل آدرس، نام شرکت، نام شرکا، میزان سهام ، هیئت مدیره، حق امضاء و ... می باشد که تمامی این مشخصات در اساسنامه شرکت ذکر شده است. گاهی به دلایلی اجباری یا اختیاری برخی از این مشخصات بعد از ثبت شرکت نیاز به تغییر دارند.

کلیه تغییرات و تصمیمات شرکت ها طی تصویب مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق العاده و یا در جلسات هیات مدیره انجام می پذیرد. بدین منظور، تهیه و تنظیم صورتجلسات مجامع الزامی می باشد. لازم به ذکر است که برای انجام برخی از تغییرات تدوین بیش از یک صورتجلسه الزامی می باشد.
توجه داشته باشید که اگر تصمیمات مجمع، چه مجمع عمومی عادی و چه مجمع عمومی فوق العاده، متضمن یکی از موارد ذیل باشد، نیاز به ثبت دارد و بنابراین باید نسخه ای از آن برای ثبت به اداره ثبت شرکت ها تسلیم شود :
1- انتخاب مدیران اعم از اعضای هیات مدیره و مدیرعامل؛
2- انتخاب نماینده حقیقی شخص حقوقی که عضو هیات مدیره است ؛
3- انتخاب بازرس یا بازرسان
در این خصوص باید توجه داشت که در موردی که دادگاه مبادرت به انتخاب بازرس می کند نیز باید به اطلاع مرجع ثبت شرکت ها برسد. کافی است که نسخه ای از تصمیم دادگاه در این خصوص به مرجع یاد شده تسلیم شود.
4- تصویب ترازنامه ؛

ثبت تغییرات شرکت به صورت اینترنتی
5- تغییر در سرمایه شرکت ( کاهش یا افزایش سرمایه )؛
6- هر نوع تغییر در اساسنامه ؛
7- انحلال شرکت و نحوه تصفیه.
برای انجام امور ثبت تغییرات شرکت لازم است که پروسه اداری آن طی گردد. در ذیل به بررسی این مراحل می پردازیم. شایان ذکر است خوانندگان محترم در صورت نیاز به هرگونه مشاوره تخصصی رایگان راجع به مراحل ثبت تغییرات شرکت می توانند با همکاران ما تماس حاصل فرمایند. قدر مسلم آن است که همکاران متعهد ما در موسسه فکر برتر،همواره آمادگی این را دارند تا به سوالات و مشکلات متقاضیان پاسخگو باشند.

وارد نمودن اطلاعات ثبت تغییرات شرکت در سامانه جامع ثبت شرکت ها
جهت اعلام درخواست ثبت تغییرات شرکت، در مرحله اول می بایست به سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir مراجعه نمایید.
در خصوص ثبت موسسات و شرکتها و ثبت تغییرات آن ها، اطلاعات خواسته شده در سامانه باید به صورت گام به گام و با دقت تکمیل شود، اطلاعات وارد شده در سامانه باید دقیقاَ با متن صورتجلسات و مدارک و مستندات ابرازی مطابقت داشته و علاوه بر این از لحاظ شکلی و ماهوی نیز با قوانین و مقررات مربوطه منطبق باشد.

مراحل ثبت اینترنتی صورتجلسات تغییرات شرکتها
1- تکمیل اطلاعات شرکت :
( وارد کردن شناسه ی ملی شرکت در قسمت مربوطه ، وارد نمودن شماره ی ثبت شرکت در صورتیکه شناسه ملی نداشته باشد، انتخاب نوع شرکت )
2- تکمیل اطلاعات مربوط به جلسه :
( انتخاب نوع صورتجلسه ، تعیین نصاب جلسه ، وارد نمودن مشخصات متقاضی، تعیین سمت متقاضی ، تعیین ساعت شروع و پایان جلسه در قسمتهای مربوطه، درج تصمیمات جلسه جهت ثبت تغییرات شرکت، ورود به صفحه نام های درخواستی چنانچه تغییر نام شرکت در جلسه موضوعیت داشته باشد، درج لیست اسامی حاضر در جلسه، آپلود لیست اشخاص حاضر در جلسه طی یک فایل، وارد نمودن اسامی بازرس جدید یا هیات مدیره یا مدیران )
3- سمت اشخاص جلسه :
( وارد نمودن سمت اشخاص در جلسه )
4- ارتباط اشخاص جلسه برای ثبت تغییرات شرکت :
( مشخص شدن کلیه افرادی که در جلسه دارای سمت بودند و تعیین ارتباط قانونی آن ها با شرکت )
5- تأیید صحت ورود اطلاعات و مدارک مورد نیاز :
6- کنترل تمام اطلاعات وارد شده و تأیید آن :
7- وارد نمودن عین متن صورتجلسه :
( قرار گرفتن متن پیشنهادی در صفحه)
8- پذیرش نهایی و دریافت کد رهگیری

بررسی مدارک در اداره ثبت شرکت ها

متقاضیان ثبت تغییرات در شرکت ها و موسسات غیرتجاری ، باید بلافاصله پس از ثبت تقاضای خود در سامانه و دریافت کد پیگیری، نسبت به ارسال اصل مدارک و مستندات لازم از طریق پست به مرجع ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری اداره کل ثبت اسناد و املاک استان محل وقوع اقامتگاه قانونی شخص حقوقی مورد تقاضا اقدام نمایند و یک نسخه از رسید پذیرش را به منظور اخذ آگهی ثبتی نزد خود حفظ نموده و پس از ارسال مدارک، مجدداَ به سامانه مراجعه و بارکد پستی را وارد نماید.
لازم به ذکر است شرکت هایی که با مجوز به ثبت رسیده اند در صورت نیاز برای تغییرات شرکت خود باید از نهادهای مختلف گروهی مجوز گرفته و صورتجلسه تغییرات را هم که به تایید مجوز درآمده همراه با اصل مدارک و مجوز به اداره ثبت شرکت ها تقدیم نمایند.
مرجع مربوطه دریافت کننده تقاضا، مکلف است پس از وصول مدارک و مستندات متقاضی و مطابقت آن ها با فایل الکترونیکی مربوط، چنانچه تقاضای واصله با قوانین و مقررات منطبق بوده و مدارک و مستندات ارسالی کامل باشد، جهت تهیه پیش نویس سند، احراز هویت و اخذ امضای متقاضی ثبت اقدام نماید.

مدارک ثبت تغییرات شرکت به صورت اینترنتی
لذا اداره ثبت شرکت ها پس از بررسی صورت جلسه تغییرات و تصمیمات در صورتی که تصمیمات متخذه مخالف با قوانین و مقررات و اساسنامه شرکت نباشد و در صورت کامل بودن مدارک پس از اخذ حق الثبت تغییرات مزبور را در ذیل ثبت اولیه مربوط به آن شرکت در دفتر ثبت نموده و افراد امضا کننده دفتر و همچنین ترتیب و نحوه امضای دفتر همانست که برای ثبت اولیه حسب مورد می باشد که با ذکر جمله ( ثبت با متن صورت جلسه ابزاری مربوط به تغییرات برابر است ) دفتر را امضا می نمایند.

اعلام رفع نقص مدارک به متقاضی
پس از بررسی کارشناسی، چنانچه مورد تقاضا منطبق با مقررات نبوده و یا نقص در مستندات و مدارک ملاحظه شود، مراتب جهت رفع نفص مطابق تبصره ماده 1 به متقاضی اعلام داده می شود. متقاضی مکلف است ظرف مدت 30 روز نسبت به رفع نواقص اعلام شده اقدام نماید. در غیر این صورت مدارک و مستندات ارسالی از طریق پست اعاده و ادامه رسیدگی به مورد تقاضا، منوط به ورود مجدد اطلاعات به سامانه و اخذ کد پیگیری جدید می باشد.
مرجع ثبت شرکت های مرکز استان جهت ثبت تغییرات مربوط به شرکت ها و موسسات غیرتجاری که در گذشته در مرجع ثبتی غیر از شهرستان مرکز استان به ثبت رسیده اند، در ابتدا پرونده مربوط را از مرجع ثبت شهرستان ثبت کننده شخص حقوقی مکلف است ظرف یک هفته با شماره گذاری اوراق پرونده مربوط، نسبت به ارسال آن به مرجع مربوطه به مرکز استان اقدام نماید.
مرجع یاد شده مکلف است قبل از اقدام نسبت به اسکن و داده آمایی پرونده واصله اقدام نماید.